Sécuriser les dossiers atelier pour vos inspections réglementaires
Centralisez les données, suivez une procédure guidée et produisez les documents liés à chaque intervention avec Ubbeo Inspection.
Vos techniciens avancent étape par étape. Ainsi, les informations restent liées au bon véhicule. Les responsables retrouvent aussi plus vite les éléments utiles aux audits.
- Trois activités réglementées
- Utilisable en réseau ou en indépendant
- Procédures et documents centralisés
La fiabilité de vos dossiers se construit dès l’intervention
Sécuriser les dossiers atelier ne consiste pas seulement à classer des documents après une intervention. Dans une activité réglementée, la qualité du dossier se construit dès l’ouverture de l’ordre de service.
Les données du client, du véhicule et des contrôles sont parfois réparties dans plusieurs outils. Ainsi, les oublis sont plus difficiles à repérer. Les documents sont aussi plus longs à retrouver.
Ubbeo Inspection regroupe ces éléments dans un dossier d’intervention atelier. L’application guide le technicien pendant l’inspection. Ensuite, elle aide à produire les documents prévus et à conserver un historique clair.
Cette gestion des dossiers atelier facilite donc le suivi du tachygraphe, du taximètre et de l’éthylotest anti-démarrage.
Un dossier sécurisé se construit pendant l’intervention
Une opération de contrôle produit de nombreuses données. Par exemple, le dossier contient les données du véhicule, les mesures et les réponses du technicien. Il regroupe aussi les documents de fin d’intervention.
Des données dispersées
Lorsque les informations sont réparties dans plusieurs outils, il devient difficile d’avoir une vue complète. Ainsi, une donnée utile peut être oubliée ou mal classée.
Des erreurs découvertes trop tard
Une donnée absente peut être repérée après le départ du véhicule. Dans ce cas, l’intervention est déjà terminée.
Des documents à produire et à rattacher
Les rapports et les constats doivent rester liés à la bonne intervention. De plus, ils doivent être rattachés au bon véhicule.
Des accès et des échéances à maîtriser
Les dossiers peuvent contenir des données sensibles. L’atelier doit donc contrôler les accès. Il doit aussi suivre les dates liées aux agréments, aux formations et au matériel.
Un dossier commun pour la société, le véhicule et les opérations réalisées
La centralisation des documents atelier réunit les informations utilisées pendant une inspection. Elle regroupe aussi les documents produits à la fin de l’intervention.
Créer l'ordre de service
D’abord, créez l’ordre de service à partir du rendez-vous. Il sert alors de base au dossier.
Rattacher le dossier au bon véhicule
Ensuite, associez le dossier au client, à la société et au véhicule. Ainsi, vous évitez les dossiers isolés ou difficiles à identifier.
Intégrer les données utiles
Selon les connexions disponibles, les données du véhicule et les mesures peuvent être ajoutées. Certaines données techniques peuvent aussi être intégrées.
Regrouper les contrôles et observations
Enfin, conservez au même endroit les mesures, les remarques et les résultats saisis par le technicien.
Suivez le flux d’inspection pas à pas
La qualité d’un dossier dépend de la façon dont les contrôles sont réalisés. Elle dépend aussi de la saisie faite pendant l’intervention.
Ubbeo Inspection affiche donc une procédure adaptée à l’activité choisie.
Afficher les étapes attendues
D’abord, le technicien voit les contrôles et les informations à compléter. Il peut ensuite passer à l’étape suivante.
Adapter le parcours à l’intervention
La procédure personnalisée atelier organise les questions selon le métier. Ainsi, le parcours reste adapté au travail à réaliser.
Réduire les risques d’erreur
Le suivi pas à pas aide à repérer les données manquantes. De plus, il limite les oublis avant la fin du dossier.
Conserver une méthode commune
Les techniciens suivent le même déroulement. Par conséquent, les dossiers restent plus réguliers.
Finalisez l’intervention dans un dossier complet et sécurisé
À la fin de l’intervention, le dossier doit regrouper les documents produits, leur validation et les règles d’accès.
Ubbeo Inspection rattache ces éléments au bon dossier et au véhicule concerné.
Documents de traçabilité atelier et rapports de conformité
Produisez les documents qui présentent les contrôles, les mesures et les actions réalisées. Les rapports disponibles dépendent de l’activité et du type d’inspection.
Constats, plaquettes réglementaires et signature électronique
Selon le module utilisé, Ubbeo Inspection permet de produire les constats et les plaquettes liés à l’intervention.
La signature électronique aide à valider les documents et à les rattacher au bon dossier.
Protéger les accès aux dossiers
La double authentification et la gestion des utilisateurs permettent de limiter l’accès aux dossiers et aux fonctions du logiciel.
Chiffrement et règles internes
Le chiffrement aide à protéger les données traitées et échangées.
Cette protection complète les règles internes de l’entreprise : comptes utilisateurs, droits d’accès, confidentialité et contrôle des personnes autorisées.
Trois démonstrations pour suivre la construction du dossier
De l’ouverture de l’ordre de service à la consultation de l’historique, découvrez comment Ubbeo Inspection aide à sécuriser les dossiers atelier.
Créer et alimenter le dossier
Découvrez la création de l’ordre de service, le choix de la société et du véhicule, puis l’ajout des données utiles.
Guider la procédure et vérifier la complétude
Suivez les étapes de la procédure, les contrôles à remplir et le repérage des informations manquantes.
Générer, signer et retrouver les documents
Découvrez la création des documents, leur signature et leur ajout dans l’historique des interventions.
Retrouver les dossiers, suivre l’activité et préparer les audits
La gestion des dossiers atelier continue après l’intervention. Les responsables doivent donc retrouver les opérations et suivre les dates importantes. Ils peuvent aussi préparer les contrôles internes ou externes.
Retrouver l’historique des interventions
L’historique des interventions atelier regroupe les dossiers, les rapports et les preuves liés à un véhicule.
Ainsi, une information peut être retrouvée plus vite lorsqu’elle doit être vérifiée.
Suivre les inspections réglementaires et les alertes métier
Le suivi des inspections réglementaires donne une vue plus claire de l’activité.
De plus, des alertes peuvent concerner les agréments, les formations et le contrôle du matériel.
Préparer les audits et retrouver la veille utile
La centralisation aide à préparer un audit atelier. Ainsi, les preuves demandées sont plus simples à retrouver.
La veille technico-réglementaire complète aussi ce suivi avec des informations utiles aux procédures.
Une même logique pour plusieurs activités
Ubbeo Inspection applique cette méthode au tachygraphe, au taximètre et à l’éthylotest anti-démarrage.
Toutefois, les étapes et les documents changent selon le métier.
Questions fréquentes sur la sécurisation des dossiers atelier
Que signifie sécuriser un dossier atelier ?
Il s’agit de centraliser les informations, de guider la saisie, de limiter les risques d’erreur, de protéger les accès et de conserver les documents liés à l’intervention dans un historique exploitable.
Quelles données peut-on regrouper dans un dossier ?
Les données des sociétés, des véhicules, des mesures et les données techniques.
Le dossier peut également contenir les réponses du technicien et les documents produits pendant l’intervention.
Ubbeo Inspection réduit-il les erreurs de saisie ?
Le suivi du flux d’inspection pas à pas et la procédure personnalisée aident à limiter les oublis et les incohérences.
Le logiciel ne supprime toutefois pas la nécessité d’une vérification humaine.
Quels documents peuvent être produits ?
Des documents de traçabilité, des rapports de conformité, des constats et des plaquettes réglementaires à apposer.
Les documents disponibles doivent être confirmés pour chaque activité.
Comment les accès aux dossiers sont-ils protégés ?
La politique de sécurité présentée dans la vidéo comprend la double authentification, le chiffrement des données, le contrôle des utilisateurs et la signature électronique.
Ubbeo Inspection facilite-t-il les audits ?
Oui. Le suivi de l’activité et la centralisation des dossiers simplifient la recherche des informations demandées.
L’application ne garantit cependant pas à elle seule la conformité ou la réussite d’un audit.
Peut-on suivre les échéances importantes ?
Ubbeo Inspection permet la création d’alertes concernant les agréments, les qualifications, les formations et les échéances de contrôle du matériel.
Quelles activités sont prises en charge ?
Les activités mises en avant sont le tachygraphe numérique et analogique, le taximètre et l’éthylotest anti-démarrage.
Le limiteur de vitesse apparaît également dans la vidéo et doit être validé selon l’offre actuelle.
Ubbeo Inspection remplace-t-il le responsable qualité ?
Non. L’application facilite l’application des procédures, la traçabilité et la recherche des dossiers.
Les responsabilités techniques et qualité restent portées par les personnes désignées dans l’atelier.
Prêt à sécuriser vos dossiers d’intervention ?
Découvrez comment Ubbeo Inspection peut centraliser vos données, guider vos techniciens et produire les documents associés à vos inspections réglementaires.
