Une entreprise de transport routier produit chaque semaine des données qu’elle n’a pas choisi de générer : celles des tachygraphes de ses véhicules et des cartes de ses conducteurs. Ces fichiers doivent être récupérés à échéance, conservés, examinés, puis exploités pour préparer la paie. Cette page présente les obligations auxquelles votre entreprise fait face et vous oriente vers le besoin correspondant à votre situation.
- Données conducteur et véhicule récupérées dans les délais
- Fichiers conservés et retrouvables en cas de contrôle
- Activités exploitées pour le suivi social et la paie
Vos obligations sur les données tachygraphe
Les obligations de téléchargement et de conservation des données pèsent sur l’entreprise. En France, les délais applicables sont les suivants :
- 28 jours maximum entre deux téléchargements d’une carte conducteur ;
- 95 jours maximum entre deux téléchargements de la mémoire du tachygraphe ;
- 365 jours de disponibilité des fichiers téléchargés dans l’entreprise.
Ces échéances courent en permanence, y compris lorsqu’un véhicule reste éloigné du dépôt. Un téléchargement oublié se remarque souvent tard, parfois au moment où l’on cherche un fichier pour répondre à une demande de l’administration.
Les mêmes fichiers servent ensuite à d’autres usages. Ils permettent de suivre les temps de conduite, les pauses et les repos au regard de la réglementation sociale européenne. Ils servent aussi à préparer une partie des éléments transmis au service paie.
Ce qu’Ubbeo couvre pour votre entreprise
Chaque étape du cycle de vie de vos données correspond à un besoin distinct, traité dans une page dédiée.
Récupérer les fichiers à échéance
Selon vos véhicules et vos tournées, les données se récupèrent avec un boîtier au dépôt ou à distance. Le téléchargement des données tachygraphe présente les deux méthodes et le suivi des échéances par carte et par véhicule.
Conserver et retrouver vos archives
Des fichiers répartis sur plusieurs postes deviennent difficiles à vérifier. L’archivage des données tachygraphe regroupe les fichiers conducteur et véhicule au même endroit et signale les téléchargements manquants.
Repérer les écarts avant le contrôle
Les dépassements se lisent dans les enregistrements, à condition de les examiner régulièrement. Le suivi des infractions tachygraphe aide à identifier les situations à corriger et à en parler avec les conducteurs concernés.
Préparer la paie à partir des activités réelles
Les heures de conduite, de travail et de repos proviennent des activités enregistrées. La prépaie des conducteurs routiers évite de ressaisir ces éléments avant leur transmission au service paie.
Suivre vos véhicules sur le terrain
Positions et historiques de trajets aident à organiser les tournées et à renseigner vos clients. La géolocalisation de véhicules apporte cette visibilité et permet également de déclencher les téléchargements à distance.
Par où commencer
Commencez par ce qui vous expose le plus. Si vous n’êtes pas certain que tous vos téléchargements soient à jour, traitez d’abord la récupération et l’archivage des fichiers : c’est la base de tout le reste. Si vos données sont déjà collectées mais peu exploitées, orientez-vous vers le suivi des infractions et la préparation de la paie.
Côté applications, Ubbeo Tachopross porte l’exploitation des données tachygraphe, tandis qu’Ubbeo Fleet couvre le suivi des véhicules et le téléchargement à distance. Les deux s’utilisent ensemble lorsque vos véhicules reviennent rarement au dépôt.
Prêt à reprendre la main sur vos données tachygraphe ?
Décrivez-nous votre flotte, vos conducteurs et votre organisation actuelle. Nous vous indiquons les fonctions adaptées à votre situation et les points à traiter en priorité.